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Die wichtigsten Tools im Homeoffice

Da die meisten Firmen in Deutschland und Westeuropa mittlerweile ihren Angestellten notgedrungen die Möglichkeit bieten, im Homeoffice zu arbeiten – wenn sie dies nicht zwangsverordnen – wird es für Arbeitgeber sowie -nehmer wichtiger sich mit Möglichkeiten zu beschäftigen, die Zeit zu Hause möglichst effizient zu nutzen.

In Krisenzeiten

Hilfestellung können dabei eine Vielzahl von Apps, Tools u. Ä. liefern, die sich auf eben diese Thematik spezialisiert haben: Auf das effiziente Arbeiten und die zuverlässige Vernetzung in Zeiten von Covid-19. Beides wird durch die soziale Abschottung erschwert.

Zum einen, weil viele Menschen innerhalb der eigenen vier Wände schlicht weniger produktiv arbeiten als im Büro, da mehr Ablenkungen in Form von Familie sowie visuellen und akustischen Reizen aller Art existieren. Zum anderen, weil es logischerweise schwieriger wird, den Kontakt zu Arbeitskollegen zu halten, wenn es beispielsweise um gemeinsame Projekte geht.

Einen Unterpunkt, der allerdings nicht vernachlässigt werden sollte, bilden Tools, die zwar nicht auf Krisenzeiten gemünzt, aber nichtsdestotrotz hilfreich sind. Da das Finanzamt sich vom Corona-Virus nicht von seiner Arbeit abhalten lässt, empfiehlt es sich auch im Hinblick auf Betriebsprüfungen u. Ä., einen Blick auf Online-Hilfsmittel zur Buchhaltung zu werfen. Hier ist innerhalb der letzten Jahre nämlich ein breites Angebot an solchen entstanden, die den Fokus insbesondere auf betriebswirtschaftliche Auswertungen und andere Controlling-Tools des Finanzamts legen. Gerade in der aktuellen Situation ist ein schneller Überblick über die finanzielle Lage eines Unternehmens besonders wichtig und in manchen Fällen leider sogar erforderlich um Hilfsmittel anzufordern.

Besonders Cloud-Lösungen, auf die alle Mitarbeiter gleichzeitig von zuhause aus zugreifen können, sind jetzt besonders praktisch und ermöglichen eine reibungslose und gut koordinierte Zusammenarbeit in der Buchhaltung.

Kurzum – es lohnt sich in jedem Fall für Sie, Online-Hilfsmittel für verschiedenste Tätigkeitsfelder genauer ins Auge zu fassen.

Mit Blick auf Tätigkeiten im Homeoffice bietet sich eine Aufteilung in zwei Hauptfelder an:

Tools um eine bessere Vernetzung zu gewährleisten

  • Slack ist ein sogenannter Instant Messaging Dienst und eignet sich vor allem zur Kommunikation in Arbeitsgruppen. Grundsätzlich ist dieses Tool kostenlos, das Bezahlmodell verfügt aber über erweiterte, nützliche Funktionen. Für die meisten kleinen bis mittelgroßen Betriebe deckt die kostenfreie Version allerdings alles Nötige ab.

Mitarbeiter werden hier im “Workspace“ zusammengefasst und können im Anschluss durch das Schaffen einzelner Kanäle in Arbeitsgruppen unterteilt werden.

Diese können offen zugänglich gemacht oder nur für ausgewählte Mitglieder erstellt werden.

So verfügt jede Arbeitsgruppe auch innerhalb des Workspace über eine gewisse Privatsphäre. Neben Chats können Sie auch über Voice oder Video kommunizieren.

Slack umfasst also eine Varietät von Verständigungsmöglichkeiten und ist mit sämtlichen Plattformen kompatibel.

  • Bitrix24 sorgt ebenfalls für eine bessere Vernetzung von Firmen. Mitarbeiter können über einen Team-Chat miteinander kommunizieren und Beiträge im “Activity Stream“ posten sowie Gruppen für einzelne Aufgaben bilden und Deadlines hinzufügen.

Zusätzlich verfügt Bitrix24 über einen integrierten Kalender, in dem Sie Veranstaltungen, Meetings u. Ä. festhalten und markieren können. Die interne Kommunikation wird über den erwähnten Team-Chat und durch Videokonferenzen ermöglicht.

  • Discord ist ein Instant Messanging Tool, das vornehmlich Gamer anspricht. Es zählt allerdings auch zu den besten im Homeoffice und ist ebenfalls kostenlos.

Hier steht der Sprachchat im Fokus, es können aber sowohl Voice- als auch Text-Channels eröffnet werden. Diese lassen sich auf bestimmte Nutzer reduzieren, falls Sie geschlossene Arbeitsgruppen erzeugen wollen.

Wie vorher bereits angedeutet, sind besonders die Sprachchannels zu empfehlen, da sie unkompliziert in der Handhabung sind.

  • Clouds ermöglichen Ihnen den schnellen und gezielten Austausch von Daten. Zu den bekanntesten, die den meisten Menschen auch außerhalb der Arbeitswelt geläufig sein sollten, zählen GoogleDrive, Dropbox und OneDrive von Microsoft.

Diese stellen kostenlosen Speicher zur Verfügung, sodass Texte, Bilder, o. Ä. auf der Oberfläche abgelegt und von verschiedenen Usern, wenn sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, genutzt oder heruntergeladen werden können.

  • Den größten Speicher bietet Google Drive mit 15 Gigabyte.
  • Microsoft Drive eignet sich hervorragend für die Arbeit in Gruppen, da diese Dateien direkt in OneDrive bearbeiten können. Standardmäßig stehen aber nur 5 GB an Speicherplatz zur Verfügung.
  • Dropboxs Stärke besteht in der Synchronisierung von Daten. Es ist gleichzeitig das Tool, das User auch verstärkt im privaten Rahmen nutzen. Mit dieser Cloud können sich Clients innerhalb eines Netzwerks synchronisieren, ohne dabei den Internetverkehr zu belasten. Die Standardversion stellt 2 GB zur Verfügung und bietet somit den kleinsten Speicher der drei Möglichkeiten.

Jede Cloud hat, wie oben gezeigt, individuelle Stärken, aber auch Schwächen. Vor Nutzung einer solchen sollten Sie diese also eruieren.

Selbstverständlich gibt es zusätzlich zu den gezeigten auch eine Anzahl von bekannteren Programmen wie Skype und Microsoft Outlook, die eine gute Vernetzung garantieren. In diesem Falle wollten wir Ihnen aber einige unkonventionellere Tools vorstellen. 

Tools um sich am Arbeitsplatz zu organisieren

  • Trello ist ein sehr sinnvolles Tool für Sie, wenn es um Ihr persönliches Aufgabenmanagement Auf sogenannten Boards können Sie Aufgaben anordnen und so eine Übersicht gewinnen. Durch Beschriftungen können sie genau spezifizieren, wann etwas fertig werden muss, wer mitwirkt etc. Über die Checkbox werden wiederum einzelne Schritte eingegeben und diese abgehakt, wenn erledigt. Auf diese Weise lassen sich Aktivitäten auch optimal nach der jeweiligen Wichtigkeit ordnen, denn besonders drängende Aufgaben können Sie in eine „Dringend!“-Liste einfügen.
  • Evernote organisiert Ihren Arbeitsplatz sehr unmittelbar. Die App sortiert Infos nach dem Datum ihrer Erstellung und heftet Erinnerungen an, falls Sie diese benötigen. So können Sie Fotos, Dokumente und Notizen aller Art ordnen.

Notizen werden auf einer Art Block sichtbar gemacht und können durch Tonaufnahmen ergänzt, außerdem im Anschluss direkt mit Kollegen geteilt werden.

  • Die App Appblock bietet einen kreativen Ansatz, um unerwünschte Einflüsse von außen auszublenden. Ablenkungen werden durch sie, wenn Sie diese auf dem Smartphone installieren, direkt geblockt. Nachrichten über Whatsapp, Instagram oder andere Plattformen erreichen Sie nicht mehr und will man trotzdem darauf zugreifen, rügt sie Appblock, indem die Mitteilung: “Du hast es heute schon dreimal probiert! Nutze die Zeit und sei produktiv!“ auf dem Display erscheint.

Fazit

Diese Liste kann nur einige Anregungen bieten, im Online-Kosmos bieten sich aber noch sehr viel mehr Möglichkeiten für Sie, Ihre Arbeitsleistung zu optimieren. Je nach Arbeitsstätte offerieren unterschiedliche Tools die besten Lösungen, Sie sollten also etwas Zeit in die Zusammenstellung der richtigen Mischung investieren.