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Drucker für kleine Unternehmen und Startups

Trotz der fortschreitenden Digitalisierung müssen in einem Unternehmen zahlreiche Dokumente nach wie vor ausgedruckt werden. Deshalb macht neben dem PC auch der Drucker einen wesentlichen Bestandteil der Büroausstattung aus. Aber warum müssen auch Kleinunternehmer und Startups auf eine professionelle IT setzen und welche Rolle spielen die Drucker dabei genau? Welche Technologien eignen sich am besten und worauf sollte beim Kauf des Druckers geachtet werden?

Warum ist die Anschaffung von professioneller IT insbesondere für kleine Unternehmen und Startups wichtig, auch wenn sie nicht im Technikbereich tätig sind?

Laptop, Handy, Internetverbindung, installierte Programme und die Nutzung von Cloud-Diensten: In vielen Kleinunternehmen und Startups ist dies die Minimalausstattung der Informationstechnik. Allerdings bietet die rasant fortschreitende Digitalisierung vor allem kleinen Unternehmen und jungen Startups umfangreiche Möglichkeiten in Bezug auf den Vertrieb und das Marketing. Deshalb ist eine professionelle IT-Einrichtung ein essenzieller Faktor für den Erfolg. Dies gilt nicht nur für Unternehmen, die im Technik-Bereich tätig sind, sondern für nahezu jeden Betrieb. Eine eigentliche IT-Strategie hängt dabei weder von der Größe eines Unternehmens ab noch vom jeweiligen Unternehmensbereich, denn unabhängig davon ist eine professionelle IT grundsätzlich eine gute Idee.

Welche Rolle spielen hier insbesondere die Drucker und warum ist es wichtig, dass hier die richtige Wahl bei den Geräten getroffen wird?

Der Druckabteilung kommt im Hinblick auf die Bilanzierung eine wichtige Bedeutung zu, denn auch im modernen Online-Zeitalter funktionieren zahlreiche Geschäftsabläufe ausschließlich auf Papierbasis. Dieser Umstand macht sich für den Unternehmer vor allem in der Bilanz bemerkbar, denn jeder Drucker verursacht selbstverständlich laufende Kosten. Neben den Verbrauchsmaterialien gesellen sich auch noch die Wartungskosten hinzu, sodass es sich um einen ernstzunehmenden Kostenfaktor handelt. Besonders in der Gründerphase kann jeder eingesparte Euro über Misserfolg und Erfolg entscheiden, sodass die Auswahl des richtigen Druckers eine wichtige Rolle spielt. Von Einsparungen kann ein Unternehmer nur profitieren, wenn die Drucker nach den allgemeinen Betriebsanforderungen ausgewählt wurden.

Welche Technologie eignet sich hier für welche Bereiche/Branchen, welche Unterschiede haben sie und warum ist dies so wichtig?

Mit dem Tintenstrahldrucker, dem Laserdrucker, dem Thermotransferdrucker und dem Nadeldrucker stehen vier verschiedene Drucktechnologien zur Verfügung, die für Kleinunternehmer und Startups infrage kommen. Jedes der Geräte hat dabei eigene Vor- und Nachteile. Modelle mit Tintenstrahltechnologie sind eine günstige Allround-Lösung, denn oft werden günstige Druckerpatronen für diverse Modelle angeboten. Die Stärken der Tintenstrahldrucker liegen in der guten Bild- und Textdarstellung. Diese Geräte sind insbesondere für kleinere Mengen gut geeignet, denn die Druckgeschwindigkeiten halten sich in Grenzen. Laserdrucker arbeiten zwar schneller und eignen sich damit auch für große Druckmengen, sind aber auch deutlich teurer in der Anschaffung. Thermotransferdrucker überzeugen hingegen in erster Linie durch die geringen Druckkosten sowie die lange Haltbarkeit. Allerdings geht der Kauf eines Thermotransferdruckers ebenfalls mit hohen Anschaffungskosten einher. Zudem können die Geräte nur einfarbig gerasterte Ausdrucke erstellen. Nadeldrucker gehören längst nicht mehr zu den modernsten Geräten. Trotzdem sind sie noch lange nicht völlig vom Markt verschwunden, denn diese Modelle werden insbesondere dort genutzt, wo Durchschläge gedruckt werden müssen, wie etwa im Logistikbereich oder in Arztpraxen.

Worauf sollte junge Unternehmen und Startups zusätzlich beim Kauf von Druckern achten?

Neben dem Anschaffungspreis sollten beim Kauf des Druckers insbesondere die laufenden Kosten im Vordergrund stehen. Dabei bestimmt das Nutzungsverhalten darüber, wie teuer das Produkt auf lange Sicht tatsächlich ist. Bei hohen Druckzahlen eignet sich beispielsweise ein Tintenstrahldrucker weniger, denn der günstige Anschaffungspreis wird langfristig von den hohen Druckkosten ausgebremst. Deshalb muss bereits vor dem Kauf klar sein, welche Druckmengen in etwa anfallen werden. Dieses Wissen kann optimal als Basis für die Kaufentscheidung genutzt werden. Auch der zu erwartende Wartungsaufwand sowie der Energieverbrauch sollten durchkalkuliert werden. Zudem ist die Druckqualität ein wichtiges Entscheidungskriterium, die ebenfalls auf den Bedarf des Unternehmens abgewogen werden sollte. Für einen optimalen Arbeitsablauf sollte der Drucker zudem als Netzwerkdrucker eingerichtet werden können.

Kauf oder Leasing: Welche Vor- und Nachteile bieten diese beiden Varianten und welche bietet sich für kleine Unternehmen und Startups an?

Gegebenenfalls stellt das Leasing eine gute Alternative zum Kauf eines Druckers dar. Durch ein Leasing steht dem Unternehmen gleich von Beginn an ein professionelles Gerät zur Verfügung, ohne dass hohe Anschaffungskosten bewältigt werden müssen. Zudem sind Leasing-Raten steuerlich voll als Betriebsausgaben absetzbar, sodass junge Startups und Kleinunternehmen von steuerlichen Vorteilen profitieren können. Da zudem die Vertragslaufzeit sowie die Höhe der Leasing-Raten von Beginn an feststehen, bietet das Leasing auch eine hohe Planungssicherheit. Allerdings geht der Leasing-Gegenstand wieder an den Leasing-Geber zurück, wenn die berechnete Leasing-Zeit abgelaufen ist, sodass in der Regel kein Eigentumserwerb stattfindet. Damit kann sich das Leasing bei einer langfristigen Dauernutzung schnell als die kostspieligere Angelegenheit entpuppen.

Abschließende Worte

Die Anschaffung eines Druckers sollte bei Kleinunternehmen und bei Startups besonders gut durchdacht werden und darf im Grunde nur auf Grundlage umfangreicher Kalkulationen geschehen. Arbeitet der Unternehmer hier sorgfältig, kann er letzten Endes nicht nur von einer deutlichen Verbesserung der Betriebsabläufe profitieren, sondern auch von einer signifikanten Kosteneinsparung.