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Das DMS-System im elektronischen Dokumentenumlauf

Dokumente sind ein grundlegendes Werkzeug der Arbeit jedes Unternehmens. Eine geschickte Dokumentenverwaltung ermöglicht eine Steigerung betrieblichen Effizienz der Firma, eine Verkürzung der Zeit für die Abwicklung einzelner Aufgaben und eine effektive Entwicklung der Geschäftstätigkeit. Die heutigen Firmen, die sich eine komplexe Verwaltung über die Dokumentation sichern möchten, greifen immer lieber zu DMS-Systemen, d. h. speziellen IT-Lösungen, die die Verwaltung und den Dokumentenumlauf innerhalb des Unternehmens unterstützen.

Was ist das DMS-System und welche Aufgaben kommen ihm zu?

Das DMS System (aus dem Englischen: Document Management System) ist eine Klasse von dedizierten IT-Werkzeugen, die zur Vervollständigung, Erhebung, Indexierung, Erteilung und Suche der Dokumentation dienen, die sich in Besitz einer Firma befinden. Es handelt sich dabei sowohl um die interne als auch die externe Dokumentation. Hochwertige DMS-Systeme wurden auf eine solche Weise entworfen, dass die Suche nach Dokumenten anhand bestimmter Kriterien möglich wird, was  die für den Zugriff auf die benötigte Datei notwendige Zeit wesentlich verkürzt und auch die Abwicklung der meisten Firmenaufgaben vereinfacht.

Die Bedienung von DMS-Systemen ist einfach und intuitiv, was ihre Implementierung in jeder Firma, die Nutzen aus dem elektronischen Dokumentenumlauf ziehen und sämtliche Prozesse verbessern will, die mit der Verwaltung der firmeninternen Dokumentation verbunden sind, ermöglicht. Die Dokumente können im System auf vielerlei Art gespeichert werden. Sie können im System beispielsweise automatisch durch Scannen und Faxen, per E-Mail, Büro-Software (z. B. Microsoft Office) bzw. aus einem integrierten Textbearbeitungsprogramm oder HTML erstellt werden. Das DMS-System ermöglicht zusätzlich die Überwachung des Dokumentenumlaufs innerhalb der Firma, was eine bessere Kontrolle über die gesamte Dokumentenverwaltung gewährleistet.

Das DMS-System und seine wichtigsten Funktionen

Der Idee, Dokumentenverwaltungssysteme ins Leben zu rufen, liegt die Verbesserung des Dokumentenumlaufs innerhalb des Unternehmens zugrunde. DMS-Systeme erleichtern die Abwicklung von zahlreichen Firmentätigkeiten, die mit Dokumenten im Zusammenhang stehen. Sie ermöglichen, die in der Firma eingehenden Dokumente, bequem und schnell zu registrieren, zu ordnen und zu klassifizieren sowie den jeweiligen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus erlauben die modernen Lösungen solcher Art, geschickt und effektiv über den gesamten Dokumentenumlauf und die darüber verbundenen Aufgaben (Workflow) zu verwalten, was einen positiven Einfluss auf die betriebliche Effizienz jedes Unternehmens hat und die Ausführung einzelner Tätigkeiten beschleunigt.

Das  DMS-System besitzt zahlreiche, für jede Firma nützliche Funktionen, die die Verwaltung über die darin erfassten Dokumente und ihres Umlaufs erleichtern. Jedem Dokument, das im System erstellt wird, bekommt eine Metrik zugewiesen, in der sämtliche Informationen über das jeweilige Dokument enthalten sind. Dies erleichtert das Durchsuchen der Firmenressourcen anhand bestimmter Kriterien und das Erlangen des Zugriffs auf die zum jeweiligen Zeitpunkt benötigten Dokumente. Die Dokumente können miteinander nach bestimmten Kriterien verbunden werden, was die Erstellung von Zusammenstellungen und die Erhaltung der Ordnung in den Firmenressourcen gestattet.

DMS-Systeme sichern die Dokumentation vor zufälligem Löschen, was dank dem zweistufigen Dokumentenlöschverfahren möglich ist. Diejenige Datei, die in erster Linie entfernt werden soll, gelangt zuerst in den Papierkorb, dann kann sie leidglich von demjenigen Benutzer entfernt werden, der über Administratorrechte verfügt. Auf diese Weise wird das Problem einer zufälligen Löschung von wichtigen Dokumenten eliminiert, was einen positiven Einfluss auf das Sicherheitsgefühl in der Firma hat und ihren Ressourcen einen besseren Schutz bietet.

Welche Vorteile bedeutet die Implementierung eines DMS-Systems für eine Firma?

Aus der Sicht der heutigen Unternehmen bringen DMS-Systeme zahlreiche wesentliche Vorteile. Vor allem erleichtern sie im hohen Maße die Erfassung, die Vervollständigung und die Suche nach Dokumenten verschiedener Art, was sich direkt im Tempo des Firmenbetriebs und in der Effizienz der geführten Tätigkeiten widerspiegelt. Sämtliche Arbeiten, die mit der Dokumentation verbunden sind, werden qualitativ verbessert, weil die Mitarbeiter im Rahmen der definierten und ihnen zustehenden Rechte auf Abruf und Bearbeitung von Dokumenten einen Zugriff auf Dokumente nach den gleichen und offiziell geltenden Regeln haben und schneller die damit verbundenen Entscheidungen treffen können. Das DMS-System koordiniert geschickt den Dokumentenumlauf zwischen den einzelnen Mitarbeitern und Abteilungen, was einen positiven Einfluss auf Aufrechterhaltung der Ordnung in der Firma hat.

Die Nutzung von DMS-Systemen ermöglicht auch, eine bessere Ordnung in der Firmendokumentation zu halten, weil das Problem der Duplikate effektiv eliminiert und die Verlustgefahr von aus der Sicht des Unternehmens wertvollen Dokumenten verringert wird. Seine Implementierung ist auch der erste wichtige Schritt zur Verringerung der Anzahl der aufbewahrten Dokumente in Papierform, was wiederum die Firmenausgaben für Kopierpapier und Büroartikel senkt und einen positiven Einfluss auf die Umwelt hat, was insbesondere die auf Nachhaltigkeit ausgerichteten Firmen zu schätzen wissen werden.

Die Verbesserung und Beschleunigung von nahezu allen Prozessen, die mit dem Dokumentenumlauf verbunden sind, ermöglicht dagegen die qualitative Steigerung der Firmentätigkeit. Die Mitarbeiter können den wesentlichen Geschäftszielen, die mit der Entwicklung der Firma im direkten Zusammenhang stehen, mehr Aufmerksamkeit schenken. Das DMS-System und seine weitreichende Funktionalität ermöglicht nämlich, auf einfache Weise die Zeit des Personals zu sparen, das sich statt der Dokumentenverwaltung zu widmen, wesentliche Projekte umsetzen kann, die der Firma messbaren Nutzen bringen.

Eine natürliche, komplementäre Ergänzung der Funktionalität und der Rolle der DMS-Systeme sind BMP-Lösungen (Business Process Management) zur Verwaltung der Unternehmensprozesse. Die beiden Bereiche verbinden die immer beliebteren komplexen Low-Code-Plattformen zur Verwaltung von Geschäftsprozessen und der Automatisierung der Aufgabenverteilung und des Dokumentenumlaufs.