Was ist ein Arbeitsplatz-Buchungssystem?

Ein Arbeitsplatz-Buchungssystem ist eine Softwareplattform, die für jede Organisation grundlegend ist und flexible sowie hybride Arbeitsweisen ermöglicht. Alle Arbeitsplatz-Buchungssysteme ermöglichen es den Nutzern im Wesentlichen, Arbeitsplätze vor dem Bürobesuch zu buchen. Die wichtigsten Elemente einer guten Arbeitsplatz-Buchungssoftware sind jedoch:

• Wie einfach es für Mitarbeiter ist, Arbeitsplätze zu buchen.
• Wie anpassbar das System ist, um die Agilität von Teams und Organisationen zu unterstützen.

Hybrides Arbeiten ist ein Arbeitsplatzmodell, bei dem Mitarbeiter teilweise im Büro und teilweise remote arbeiten. Die Grundlage des hybriden Arbeitsmodells ist die Flexibilität für Mitarbeiter, von überall aus zu arbeiten. Ein paar Jahre nach Beginn des Experiments mit hybrider Arbeit können wir mit Zuversicht sagen, dass die lebensfähigste und wirtschaftlichste Option für die Schaffung eines hybriden Arbeitsplatzes das Teilen von Arbeitsplätzen ist – Desk-Hoteling (manchmal auch Büro-Hoteling genannt), in Kombination mit Hot-Desking. Daher ist die lebensfähigste Option, das Teilen von Arbeitsplätzen und somit hybrides Arbeiten zu ermöglichen, ein angemessenes Arbeitsplatz-Buchungssystem.

Warum ein Arbeitsplatz-Buchungssystem sinnvoll ist

Ein Arbeitsplatz-Buchungssystem ist für Organisationen jeder Größe und Ausrichtung nützlich. Es sollte Ihren Mitarbeitern Sicherheit bieten, wenn sie vor Ort arbeiten. Schließlich möchten Sie nicht, dass die Mitarbeiter unsicher sind, ob sie den richtigen Platz haben, um produktiv vor Ort zu arbeiten. Andernfalls könnten sie genauso gut zu Hause bleiben. Ein solches System kann Ihnen helfen:

• Einblicke in die Arbeitsplatznutzung bieten. Sind Kollaborationsbereiche stets ausgebucht, während Einzelschreibtische ungenutzt bleiben? Oder buchen mehr Menschen Schreibtische mit bestimmten Annehmlichkeiten als andere? Ein klares Bild der Arbeitsplatznutzung unterstützt Sie dabei, die langfristigen Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter zu erfüllen.
• Kosten senken, indem Sie verschwendeten Raum eliminieren. Ein Arbeitsplatz-Buchungssystem zeigt Ihnen, wie Ihre Bürofläche genutzt wird, und bietet Chancen zur Optimierung anstelle von Raumverschwendung. Wenn beispielsweise weniger als 50 % der Schreibtische während der Woche genutzt werden, könnten Sie Schreibtische gegen andere Nutzungsmöglichkeiten austauschen oder das Büro verkleinern, um Kosten zu sparen.
• Produktivität steigern. Ein Arbeitsplatz-Buchungssystem gibt den Mitarbeitern die Gewissheit, einen Raum reserviert zu haben, der ihnen ermöglicht, ihren Job optimal zu erledigen – sei es bei der Zusammenarbeit mit Kollegen oder bei der Fokussierung auf Aufgaben. Je wohler sich die Mitarbeiter fühlen, einen passenden Arbeitsplatz zu buchen, desto produktiver und engagierter sind sie in ihrer Rolle.
• Sicherheit am Arbeitsplatz fördern. Ein Arbeitsplatz-Buchungssystem ermöglicht den Mitarbeitern die Auswahl von Schreibtischen, an denen sie sich wohlfühlen – sei es näher oder weiter entfernt von Kollegen.

Wie man Arbeitsplatz-Buchungssoftware im Büro verwendet

Nun wissen Sie, was eine Arbeitsplatz-Buchungssoftware, und welche Schlüsselfunktionen Sie bei der Auswahl der besten Software beachten sollten. Aber wie funktioniert Arbeitsplatz-Buchungssoftware eigentlich? Hier ist eine schrittweise Anleitung, wie sie in der Praxis funktioniert:

• Arbeitsplätze kennzeichnen als verfügbar: Bestimmen, welche Arbeitsplätze buchbar sind, welche dauerhaft zugewiesen sind und welche nicht zur Verfügung stehen. Annehmlichkeiten den Arbeitsplätzen zuweisen, damit Mitarbeiter ihren perfekten Arbeitsplatz für den Tag finden und buchen können.
• Automatisches Zuweisen von Teammitgliedern: Wenn die Idee von Arbeitsplatz-Nachbarschaften gut zu den Anforderungen Ihrer Organisation passt, kann das automatische Zuweisen von Sitzplätzen für Teammitglieder eine hervorragende Möglichkeit sein, die Zusammenarbeit zu fördern.
• Raumoptimierung: Nutzen Sie Daten, um ein genaues Bild davon zu bekommen, wie viele Personen planen, an jedem Tag vor Ort zu arbeiten. Auf diese Weise können Sie Ihre Büroeinrichtung an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen und verschwendeten Raum minimieren.

Wie UnSpot den hybriden Arbeitsmodus erleichtert

UnSpot ist eine innovative Lösung, die Unternehmen dabei unterstützt, den Übergang zum hybriden Arbeitsmodell nahtlos zu gestalten. Diese fortschrittliche Plattform bietet verschiedene Funktionen, um die organisatorischen Anforderungen an Flexibilität und Effizienz im Arbeitsalltag zu erfüllen.

Eine der zentralen Stärken von UnSpot liegt in seinem Arbeitsplatz-Buchungssystem, das es den Mitarbeitern ermöglicht, ihre Arbeitsplätze flexibel und bedarfsgerecht zu reservieren. Diese Funktion fördert die Flexibilität und Mobilität der Mitarbeiter, indem sie ihnen die Möglichkeit gibt, zwischen dem Büro und Remote-Arbeit zu wechseln, ohne auf ihren bevorzugten Arbeitsplatz verzichten zu müssen.

Das Arbeitsplatz-Buchungssystem von UnSpot erleichtert die Organisation des Arbeitsalltags, indem es die Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen in Echtzeit anzeigt. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, die für sie geeigneten Plätze zu wählen, sei es ein konventioneller Schreibtisch, ein Stehpult oder eine informelle Lounge-Ecke. Die intuitive Benutzeroberfläche der Plattform gewährleistet eine mühelose Buchung und optimale Nutzung der verfügbaren Ressourcen.