Corporate Design mit Microsoft Word

Word ist omnipräsent. Gemäß statista.com ist MS Office das mit Abstand am meisten verwendete Office-Softwarepaket. In Deutschland wird die Software-Suite von 85% aller Büromitarbeiter verwendet. Google Docs mit 9%, Libre Office, Apple iWork und Andere liegen mit je 2% abgeschlagen zurück (Quelle). Neben Excel ist es dabei vor allen Dingen MS Word, das sich großer Beliebtheit erfreut. Das ist nicht weiter erstaunlich, ermöglicht es die Software doch Texte auf einfache Art und Weise zu erstellen und zu formatieren.

In der Unternehmenskommunikation nimmt die formale Einheitlichkeit der Außenkommunikation einen zentralen Stellenwert ein. Das Stichwort hier lautet Corporate Design (CD).

Was ist Corporate Design (CD)?

Corporate Design ist ein Teilbereich der Corporate Identity. Während es bei der Corporate Identity um alle Merkmale und Charakteristiken geht, die nach außen transportiert werden sollen, befasst sich das Corporate Design mit der stringenten Umsetzung der Corporate Identity in der grafischen Darstellung. Hier geht es also darum, dass das Logo in der Außenkommunikation immer genau gleich aussieht, dass die Unternehmensfarben korrekt dargestellt werden, dass die Typographie einheitlich ist, usw.

Dabei beschränkt sich ein einheitliches Corporate Design nicht auf Printprodukte wie Visitenkarten, Broschüren oder Briefpapier. Auch bei Werbeartikeln oder in der Print-Werbung muss die korrekte Umsetzung sichergestellt werden. Darüber hinaus besteht gerade bei individuell von Mitarbeitenden erstellten Dokumenten die reale Gefahr, dass Textdateien erstellt werden, welche die Vorgaben des Corporate Design nicht einhalten. Mit einer Word-Vorlage kann dies verhindert werden.

Word und Word-Vorlagen

Microsoft Word ist innerhalb des Microsoft-Büropakets wie bereits gesagt die ideale Software um Text-Dokumente zu erstellen.

Die Endung eines gespeicherten Microsoft-Word-Dokuments lautet .docx (vormals .doc). Um Corporate-Design-Vorgaben einzuhalten, empfiehlt es sich die Verwendung von Word-Vorlagen im Unternehmen für verbindlich zu erklären und Mitarbeitende in der korrekten Anwendung derselben zu schulen. Solche Vorlagen werden als .dotx (normale Dokumentenvorlage) oder .dotm abgespeichert (Dokumentenvorlage mit Makros). Mit einer Dokumentenvorlage können individuelle Dokumente angelegt werden, wobei gewisse Elemente wie Farben, Logo, Seitenränder, Zeilenabstände, Absätze oder Fonts fest vorgegeben sind. Solche Vorgaben sorgen für einen einheitlichen Auftritt nach außen und stellen so einen professionellen Unternehmensauftritt sicher.

Wie kann eine Word-Vorlage erstellt werden?

Um eine Word-Vorlage zu erstellen, erzeugt man ein leeres Dokument und bearbeitet dieses wie gewünscht. Anschließend klickt man auf „Datei“ / „Speichern unter“. Nach einem Doppelklick auf „Computer“ wählt man unter Dateityp entweder „Word-Vorlage“, „Word-Vorlage mit Makros“ oder „Word 97-2003-Vorlage“. Als Speicherort schlägt das System anschließend den Ordner „Benutzerdefinierte Office-Vorlagen“ vor. „Speichern“ klicken.

Wie kann ein neues Dokument basierend auf einer Word-Vorlage erstellt werden?

Das Verwenden einer Word-Vorlage ist sehr einfach: Nach einem Klick auf „Datei“ / „Neu“ werden alle im Ordner „Benutzerdefinierte Office-Vorlagen“ angelegten Vorlagen angezeigt. Durch einen Klick auf die gewünschte Vorlage öffnet sich ein neues Dokument, basierend auf der gewählten Vorlage.

Wer kann eine Word-Vorlage erstellen?

Wie in diesem Artikel beschrieben ist das Erstellen neuer Word-Vorlagen grundsätzlich einfach. Die Schwierigkeit besteht allerdings nicht darin eine leere Vorlage anzulegen, sondern diese gemäß den Vorgaben des Corporate Designs aufzubereiten. Hierfür braucht es einiges an grafischem Know-how und ausgezeichnete Office-Kenntnisse. Die Kombination dieser zwei Faktoren ist häufig intern nicht zu finden. Aus diesem Grund lassen Unternehmen oftmals ihre Word-Vorlagen von einem externen Dienstleister erstellen. Ein Profi auf diesem Gebiet ist aufgrund der Erfahrung einerseits sehr effizient, andererseits haben Firmen so auch Gewähr, dass alle Vorgaben des Corporate Design eingehalten werden und die Mitarbeitenden nur noch Dokumente erstellen, welche CD-konform sind.