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Volle Datenkontrolle: So bestimmen Sie die Zugriffsrechte in Ihrem Unternehmen selbst

Daten werden heute überall gesammelt. Schon an der Kasse im Supermarkt möchten viele Unternehmen aus der Wirtschaft gerne erfahren, was sie gekauft haben, wie viel davon und wann. Dazu soll am besten ebenfalls noch erfasst werden, wer sie überhaupt sind, wie alt Sie sind, welchen Beruf Sie ausüben und so weiter. Vielfältige Bonusprogramme sind daher im Angebot, bei denen die Nutzer Punkte sammeln können, die sie später gegen Waren oder Prozente für zukünftige Einkäufe eintauschen können.

Seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO) im Mai 2018 ist es für Unternehmen nicht mehr so leicht, Daten einfach zu sammeln oder gar mit ihnen Handel zu treiben. Das Geschäft mit Daten ist allerdings auch heute noch äußerst lukrativ. Neu ist die Verpflichtung zu mehr Transparenz: Kunden müssen nun detailliert aufgeklärt werden, warum ihre Daten gesammelt werden, welche Daten gespeichert und verarbeitet werden und wie lange. Vor der Datenerhebung und speziell bevor eine Daten-Weitergabe stattfindet, ist eine Einwilligung zu diesen Vorgängen einzuholen.

Wer greift auf die Daten zu?

Vor allem, wer im Internet Produkte und Dienstleistungen anbietet, kommt um eine Datenerhebung nicht herum. Der persönliche Kontakt bei Einkäufen rückt immer mehr in den Hintergrund, der online Handel boomt. Mit aktueller Wirtschaftssoftware ist es dabei möglich, alle Prozesse von der Bestellung bis zur Auslieferung zu automatisieren.

Das heißt, der Kunde stellt eine erste Anfrage und gibt seine Kontaktdaten an. Bestellt er etwas, ordnet die Software alle Vorgänge eindeutig der Kundennummer zu. Auch das Verschicken von Rechnungen oder ein eventuelles Forderungsmanagement kann professionelle Software in Zeiten voranschreitender Digitalisierung weitgehen autonom abwickeln: Sie vergeben vorab eine Frist zur Zahlung, wird diese überschritten können automatisch Mahnung erstellt und sogar verschickt werden.

Da große und kleine Unternehmen auf derlei Vorzüge nicht verzichten möchten, ist es wichtig, dass nicht alle Mitarbeiter einer Firma auf die sensiblen Kundendaten zugreifen können. Ab einer Mitarbeiterzahl von 10, welche regelmäßig Daten erheben oder diese verarbeiten, muss jedes Unternehmen und jede öffentliche Institution einen Datenschutzbeauftragen bestellen.

Wie sind die Arbeitsplätze miteinander vernetzt? Wo gibt es Schwachstellen?

Die digitale Transformation hält branchenübergreifend in den meisten Unternehmen Einzug. Sind Sie fit für das Arbeiten in der Welt von morgen? Never change a running system .. und wenn es plötzlich nicht mehr so läuft, wie es bestenfalls laufen könnte? Die richtige IT-Strategie wählen kann zu einer echten Herausforderung werden. Schließlich möchte man ja ein neues IT-System installieren, dass dann über Jahre optimal und ausfallsicher läuft.

Mit Ihrem Konzept für die Arbeitsprozesse und -abläufe in Ihrem Unternehmen können Sie sich von Fachleuten beraten lassen. Nicht immer ist es rentabel, selbst IT-Spezialisten einzustellen. Vor allem mit modernen Cloud-Lösungen und der dahinterstehenden Technik zum Datenschutz sind viele Geschäftsführer überfragt. Dabei gibt es IT-Lösungen, bei denen Sie völlig DSGVO-konform von überall auf der Welt schnell und sicher auf Kundendaten zugreifen können. Haben Sie ein Auge auf Ihre Mitarbeiter, auch wenn Sie persönlich gerade nicht selbst in der Firma vor Ort sind.

Datensicherheit und Herausgabe von personenbezogenen Daten

Die Sicherheit der verarbeiteten Daten muss vom Betrieb zu jeder Zeit gewährleistet sein. Ein funktionales IT-System kann Sie dabei unterstützen. Die Zugriffsrechte bestimmen Sie dabei selber, so lässt sich häufig ein externer Datenschutzbeauftragter umgehen. Es ist meist nicht von Relevanz, dass auch die Mitarbeiter des Sekretariats oder Außendienstmitarbeiter detaillierte Einsicht in alle Daten nehmen müssen. Bankdaten Ihrer Kunden zum Beispiel können Sie mit wenigen Klicks nur für die Buchhaltung und die Führungsebene zugänglich machen, während die Sekretärin natürlich auf Angaben wie Name oder Anschrift Zugriff haben sollte.

Was Sie mit einer optimalen IT-Strategie sonst noch erreichen können: Erfolg ist messbar!

Durch den Einsatz geschickt konzipierten IT-Lösungen können Sie den Erfolg einzelner Mitarbeiter oder Ihrer gesamten Prozesskette ganz einfach verfolgen. Bei Bedarf nehmen Sie entsprechende Verbesserungen vor, etwa qualifizierte Mitarbeiterschulungen. Hilfreich ist es ebenfalls, wenn Sie Ihren Kunden zu jeder Zeit so viele Möglichkeiten wie nur möglich zur Selbsthilfe anbieten. Das können FAQ-Bereiche auf Ihrer Webseite sein oder aber KI-gestützte Ankerpunkte in den einzelnen Abläufen. Mit einer fachkundigen IT-Beratung kann heutzutage jeder Unternehmer für sich das perfekte Konzept herausfinden und erfolgsorientiert in seiner Firma umsetzen.