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Zeitmanagement: So können Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren

Besonders jetzt, wo viele noch im Homeoffice arbeiten und neben den beruflichen Aufgaben auch noch die Betreuung der Kinder oder Homeschooling den Tag bestimmen, ist ein guten Zeitmanagement wichtiger denn je. Neben einem geordneten und strukturiertem Arbeitsumfeld gibt es noch eine Reihe weiterer Aspekte, die dazu führen können, die Arbeitsabläufe zu optimieren und somit von guter Struktur zu profitieren. Ob im Homeoffice oder in der gesamten Firma- es wird Zeit etwas zu unternehmen.

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Zeitmanagement- wichtig für Klein und Groß

Nicht nur bezogen auf die Unternehmensgröße, sondern auch für Erwachsene und Kinder ist es in diesen Zeiten wichtig auf eine gute Organisation zurückgreifen zu können, um die täglichen Aufgaben bewältigen zu können und am Ende einen Erfolg verbuchen zu können. Unternehmen bekommen Unterstützung bei der Optimierung der Arbeitsabläufe durch Partner wie Nextview, die dabei helfen die Produkte und Dienstleistungen der Firmen voran zu bringen und den Kunden ein positives Erlebnis zu bescheren. Dies wird erreicht, indem Geschäftsprozesse optimiert werden und die Zeit effektiv genutzt wird. Doch wie sieht es bei jedem einzelnen Mitarbeiter aus? Was kann man eigenen Schreibtisch optimiert werden? Befassen wir uns zuerst mit der Organisation des Arbeitsplatzes.

So gelingt effektives Arbeiten

Wir nehmen als roten Faden das 5S Schema zur Hand, mit dessen Hilfe die Neugestaltung und damit auch die Optimierung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsabläufe gelingen soll:

  1. Sortieren
  2. Sichtbare Ordnung 
  3. Sauberes Umfeld
  4. Standarisieren
  5. Sichern und verbessern

Sortieren:

Bei diesem Punkt geht es in erster Linie darum, störenden Ballast zu erkennen und ihn vom Arbeitsplatz zu verbannen. Dabei kann es sich um Geräte handeln, die im Weg stehen und die schon lange nicht mehr in Betreib sind, aber auch Dokumente und Ordner, in die man nicht täglich reinschauen muss, können zu diesem Ballast gehören. Hier wird es Zeit zu archivieren und sich von alten Sachen zu trennen, die man nicht mehr benötigt, um neue Räume zu schaffen.

Sichtbare Ordnung:

Dokumente, die benötigt werden, sollte man in geordneter Form aufbewahren und sie möglichst optimal platzieren. Werden die Plätze gekennzeichnet, dann bietet man zudem auch anderen Mitarbeitern die Möglichkeit sich schnell zurecht zu finden und somit Zeit einzusparen.

Sauberes Umfeld:

Hierbei geht es nicht nur um die Hygienische Sauberkeit, die sollte zu jedem Zeitpunkt gesichert sein, sondern darum den aufgeräumten und sortierten Schreibtisch oder Arbeitsplatz auch so jeden Tag zu hinterlassen. Das bedeutet, das Notizzettel oder andere Unterlagen, die man nur für einen Arbeitsschritt benötigt hat, auch wieder zurück an ihren Platz kommen oder im Falle dessen, dass man sie nicht mehr benötigt entsorgt werden. 

Standarisieren

Hat man einen Standard für einen Arbeitsplatz entwickelt, der sich bewährt hat, dann sollte man diesen schriftlich fixieren und ihn an Mitarbeiter weitergeben, damit diese nach diesem Vorhaben arbeiten und so die Abläufe optimiert werden.

Sichern und verbessern:

Die Welt dreht sich stetig weiter und so reichen einmal festgelegte Standard nicht aus, um die Abläufe dauerhaft zu optimieren. Hier ist es unerlässlich sich dem Wandel der Zeit anzupassen und Verbesserungsvorschläge dritter in Betracht zu ziehen und gemeinsam danach zu streben das Optimum heraus zu holen. 

Fazit

Jeder sollte bei sich selbst anfangen um die eigene Leistung zu optimieren und den Arbeitsplatz so einrichten, dass strukturiertes Arbeiten möglich ist, wenn dies von Nöten ist. Um komplexe Arbeitsabläufe in Firmen zu optimieren, ist es hilfreich auf Hilfe von außen zurückzugreifen, denn häufig haben diese einen anderen Blick auf die Firma und gute Ideen für eine Optimierung.