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Rechnung schreiben: Tipps und Tricks

Heutzutage steht uns eine ungeheure Anzahl der Möglichkeiten zur Verfügung, wie man mit Dienstleistungen oder Produkten Geld verdienen kann, aber es gibt nur einen standardkonformen Weg, um Kunden zur Zahlung der entsprechenden Summe aufzufordern: eine Rechnung.

Rechnung ist ein spezielles Steuerdokument, das den tatsächlichen Versand der Waren an den Kunden, die Erbringung von Dienstleistungen und die Bezahlung der Waren bestätigt. Mit der Änderung der Steuergesetzgebung ändert sich auch die Struktur dieses Dokuments. Alle Änderungen im Auge zu behalten ist ziemlich schwierig. Wenn Sie nicht vorhaben, sich mit der Gesetzgebung zu befassen, sondern die Rechnung erstellen möchten, dann können Sie heutzutage auch solche Onlinedienste wie z.B. Invoice Simple nutzen.

Viele Fachleute senden ihren Kunden Rechnungen sowohl während der Ausführung von Aufgaben als auch nach deren Fertigstellung. Und man muss gestehen, dass auch Profis diese Operation für langweilig und mühsam halten. Früher galten als wichtige Werkzeuge für die Erstellung der Rechnungen ein Textverarbeitungsprogramm und eine Rechnungsvorlage, die man vor dem Drucken oder Versenden per E-Mail mit den erforderlichen Informationen versah. Für die Buchhaltung und Sicherung speicherte man auch eine digitale Kopie jeder Rechnung. Infolgedessen verfügte man über einen vollständigen Ordner mit Rechnungsdateien, und um alle Kunden oder abgeschlossenen Projekte für ein bestimmtes Jahr zu überprüfen, musste man die entsprechenden Rechnungen manuell suchen.

Sicherlich ist es viel besser, schneller und einfacher, die Rechnungen kostenlos online zu erstellen, zu speichern und abzurechnen. Aber bei vielen entsteht dann noch eine Frage, ob es sicher ist, die Daten zu speichern. Diese Frage lässt sich nicht einfach beantworten, dass es bestimmt nicht nur vertrauenswürdige Websites im Internet geht. Nehmen wir aber als Beispiel den Online-Rechnungsgenerator Invoice Simple. Hier werden die Daten werden auf unserem Server gespeichert, der auf Einhaltung der Sicherheitsanforderungen zertifiziert ist. Sie können alle Ihre Rechnungen an einem Ort mit unbegrenztem Speicherplatz aufbewahren, auf den Sie sowohl von Ihrem PC als auch vom Smartphone zugreifen können. Kaum jemand wird die Tatsache bezweifeln, dass es viel sichere ist, Ihre Kundendaten auf einem verschlüsselten Server zu haben als Ihre Aufzeichnungen auf einer Festplatte zu speichern.

Der Wettbewerber fängt Ihre Berichte und Rechnungen nicht ab, weil die persönlichen Daten verschlüsselt werden. Außerdem werden Ihre Daten werden nicht gelöscht, wenn die Zahlung beendet wird oder das Internet nicht mehr funktioniert.

Die meisten Onlinedienste, bei denen Benutzer eine Rechnung online erstellen können, verfügen über eine übersichtliche und leicht zugängliche Benutzeroberfläche, auch für Personen, die sich in diesem Bereich nicht auskennen. Das fertige Dokument kann einfach auf einem Computer gespeichert, per E-Mail versendet oder sofort ausgedruckt werden.

Solche Online-Plattformen helfen Unternehmern, eine Rechnung in neuer Ausführung einfach zu erstellen. Die Informationen darüber werden ständig aktualisiert, sodass Sie ein fertiges Dokument erhalten, das alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Der Benutzer muss nur die erforderlichen Felder ausfüllen und die Datei auf einen Computer herunterladen oder ausdrucken.

Die Rechnungsstellung ist sehr einfach: Im Folgenden finden Sie Schritt-Für-Schritt-Anleitungen zum Erstellen und Versenden von Rechnungen online:

  • Schritt 1: Firmendetails (Name, Adresse) einfügen;
  • Schritt 2: Kundendaten (Name, E-Mail-Adresse, Adresse) ausfüllen;
  • Schritt 3: Warenbezeichnung,Tarif und Menge hinzufügen;
  • Schritt 4: evtl. Steuersatz, Währung, Rabatte, Zahlungsanweisungen und -bedingungen eingeben.

Von Vorteil sind auch einige Möglichkeiten, die den Benutzern online zur Verfügung stellen und zwar:

  • SMS-Versand an Kunden
  • Versand der Rechnung als PDF per E-Mail
  • Nachverfolgen von Änderungen in Rechnungen
  • Hochladen von eigenen Vorlagen

Auch die Benutzer, die mit ähnlichen Diensten nicht vertraut sind und nie zuvor gearbeitet haben, können eine Rechnung auf der Website erstellen. Die Plattformen enthalten keine zusätzlichen Funktionen, die Verwirrung stiften, und stellen den Unternehmern beim Erstellen einer Rechnung die Möglichkeit zur Verfügung, die eingegebenen Daten zu bearbeiten.