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So funktioniert die Digitalisierung von Geschäftsprozessen

„Zeit ist Geld.“ Diesen Spruch hat bestimmt jeder Unternehmer oder Selbstständige schon einmal gehört oder sogar ausgesprochen. Warum dieser Spruch auch mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu tun hat und was es bei dieser zu beachten gilt, erklären wir Ihnen im folgenden Artikel.

Gute Gründe für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Weniger Schreibarbeit, mehr Zeit für Kundenakquise, mehr Umsätze – welcher Unternehmer träumt nicht von einem Maximum an Zeit, welche effektiv genutzt werden kann, um Umsätze zu steigern? Die Digitalisierung macht es möglich. Immer mehr Unternehmen greifen dabei auf Business Process Management-Systeme zurück. Hier wird zwischen normativen und adaptiven Business Process Management unterschieden: Das normative Business Process Management adressiert Prozesse, bei welchen der Ablauf vorher bestimmt werden kann, während beim adaptiven Business Process Management verschiedene Tätigkeiten von Wissensarbeitern, welche einen Fall bearbeiten, unterstützt werden. Diese Fälle können Kunden, Projekte, Aufträge oder Beschwerden sein. Ziel der Digitalisierung ist die Erfassung, Gestaltung, Ausführung, Dokumentation, Messung, Überwachung und Steuerung von automatisierten und nicht-automatisierten Prozessen. 

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Kostensenkung, Effizienzsteigerung, Transparenz, rechtssichere Archivierung, Unabhängigkeit und Steigerung des Unternehmenswertes.

Digitalisierung und ihre Stolperfallen

Unternehmen, die mit der Digitalisierung gehen möchten, sollten bedacht vorgehen. Zunächst sollte gründlich überlegt werden, welche Prozesse digitalisiert werden müssen, sodass ein hoher Nutzen entsteht: Ein umfassender Digitalisierungsplan soll im Vorfeld verhindern, dass hohe Kosten durch die Digitalisierung entstehen, das Unternehmen jedoch später nur einen geringen Nutzen daraus ziehen kann. Wichtig ist auch, dass die Unternehmensziele im Auge behalten und die Digitalisierung dementsprechend angepasst wird. Oft sind Ressourcen oder Budgets für die Digitalisierung begrenzt, daher sollte sich diese auf die Funktionalität der einzelnen Prozesse beschränken. Je nach Komplexität des Unternehmens kann das Prozessmanagement sehr aufwendig sein und erfordert den Blick über den Tellerrand hinaus, sodass andere Prozesse integriert werden können.

Digitalisierung erfordert zudem durch ihre hohe Entwicklungsdynamik ein hohes Maß an Flexibilität, was bei der Umsetzung bedacht werden muss: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist nicht nur Arbeit der IT-Verantwortlichen, sondern des gesamten Teams, schließlich sollen Prozesse mehrerer Abteilungen vereint werden. Aus diesem Grund müssen die Mitarbeiter von Anfang an mit ins Boot geholt werden – Was sind die Anforderungen oder bekannte Probleme? Was verändert sich mit der Digitalisierung? Welche Einarbeitungen und Schulungen sind anschließend notwendig?

Das Beratungshaus ITMS Group gibt in seinem Leitfaden zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen weitere nützliche Tipps, wie eine strategische Ausrichtung erarbeitet werden kann.