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Warum die Datensicherung wichtig ist

Jedes Unternehmen, vom Ein-Mann-Betrieb bis hin zum Großkonzern, muss sich zwangsläufig mit dem Thema Datensicherung und Datensicherheit beschäftigen. Denn mehr und mehr Datenmaterial liegt in den Unternehmen nur noch in digitaler Form vor. Und diese können nur allzu schnell auf Nimmerwiedersehen im Nirvana verschwinden. Beispielsweise, weil ausgerechnet die Festplatte jenes Rechners, auf dem die Buchhaltung erledigt wird, aus heiterem Himmel den Geist aufgibt. Doch es gibt noch weitere Gründe, warum die Datensicherung für ein Unternehmen essentiell wichtig ist: So ist die Gefahr, dass ein Mitarbeiter beim Surfen einen Virus ins Haus holt, der im schlimmsten Fall das gesamte Netzwerk lahmlegt, durchaus gegeben. Als weiterer Grund kommt hinzu, dass es für die verschiedenen Arten von Daten gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt.

Die Vorteile einer effizienten und regelmäßigen Datensicherung

Die Daten sollten also in regelmäßigen Abständen auf einem externen Speichermediumg gesichert werden, damit sich wichtige Dokumente im Falle eines Datencrashes schnell wieder herstellen lassen. Andernfalls müssten sie die Hilfe einer professionellen Datenrettung in Anspruch nehmen, was mit einem großen Aufwand und erheblichen Kosten verbunden ist – ohne dass es eine Garantie dafür gibt, dass die verlorenen Daten auch wirklich wieder komplett hergestellt werden können.

Im günstigsten Fall setzen die Unternehmen für eine möglichst effektive Datensicherung auf eine Kombination von mehreren Backup-Verfahren. Beispielsweise, indem die Daten zugleich auf eine externe Festplatte und in die Cloud kopiert werden. Auch in diesem Fall sollte das Backup des kompletten Datenbestandes natürlich in regelmäßigen Abständen, beispielsweise in einem einwöchigen Turnus, erfolgen.

Diese Daten sind besonders wichtig

Besonders wichtig ist es in diesem Zusammenhang, dass vor allem Datenbanken, in welchen beispielsweise Kunden- oder Entwicklungsdaten gespeichert sind, gesichert sind. Diese Daten sind für das Unternehmen schließlich bares Geld wert und überlebenswichtig. Nicht minder wichtig sind alle Unterlagen, für die eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt, wozu in erster Linie die Finanzdaten des Unternehmens gehören. Keinesfalls vergessen werden sollten allerdings auch Geschäftsvorgänge, die bereits abgeschlossen sind. Denn unter Umständen drohen Verjährungsfristen oder Kunden melden nach Monaten Garantieansprüche an. In diesem Fall müssen die Unternehmen natürlich überprüfen können, ob der Kunde im Recht ist oder eben nicht.

Gesetzlich gelten in Deutschland zwei Verjährungsfristen, nämlich eine von sechs und eine von zehn Jahren. Für einen Zeitraum von sechs Jahren müssen Geschäftspapiere, gesendete und empfangene Handelsbriefe sowie alle weiteren Papiere, die steuerrechtlich von Bedeutung sind, aufbewahrt werden. Abschlüsse müssen ebenso wie Inventare oder Handelsbücher sogar zehn Jahre lang aufbewahrt werden, ebenso sämtliche Buchungsbelege.

Software-Lösungen für eine professionelle Sicherung

Gut beraten sind Unternehmen, wenn sie für die Datensicherung auf eine Backup-Software setzen. Software-Lösungen bieten aber noch sehr viel mehr als nur die automatische Sicherung von Daten. Ein gutes Programm ist auch in der Lag dazu, Daten wiederherzustellen und überprüft jene Daten, die auf ein externes Speichermedium übertragen werden, zugleich mit Hilfe einer speziellen Antivirussoftware auf ihre Authentizität hin. Wichtig ist diese Option vor allem für Unternehmen, welche umfangreiches Datenmaterial von Dritten zugeschickt bekommen.

Die passende Software für Datensicherheit finden Unternehmen auf Plattformen wie etwa appvizer. Dort finden Unternehmer in einer Datenbank eine Vielzahl an Anwendungen und können eine Suchfunktion nutzen, um ein Programm zu finden, das ihren Ansprüchen möglichst gut gerecht wird.